Modern Workplace
Wie Digitalisierung das Büro verändert
Die Digitalisierung hat die Geschäftswelt erfasst und Unternehmen, die mithalten wollen, müssen handeln. Eine der größten Veränderungen ist der Übergang zum papierlosen Büro. Aber was bedeutet das eigentlich und wie kann es umgesetzt werden?
Die Vorteile des papierlosen Büros
Die Vorteile eines papierlosen Büros sind vielfältig. Sie reichen von der Reduzierung der Druck- und Kopierkosten über die Erhöhung der Produktivität durch einfachere und schnellere Prozesse bis hin zur verbesserten Teamarbeit. Darüber hinaus ermöglicht das papierlose Büro eine Datenverfügbarkeit immer und überall, mehr Transparenz und einen besseren Überblick durch eine zentrale und rechtssichere Ablage. Nicht zuletzt trägt es zur Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen bei und ermöglicht eine schnelle und moderne Kommunikation.
Der Weg zum papierlosen Büro
Der Übergang zu einem papierlosen Büro erfordert eine gute Planung und eine ausgearbeitete Struktur. Zunächst muss der IST-Zustand analysiert werden: Wo fällt Papier an? Welche Probleme und Schnittstellen der Dokumentenverarbeitung gibt es? Anschließend wird der Soll-Zustand definiert: Welche Ziele sollen erreicht werden? Und schließlich werden die notwendigen Schritte für die Umsetzung definiert.
Zu den grundlegenden Maßnahmen gehören der Verzicht auf papierbasierte Prozesse, die digitale Dokumentenverwaltung, die Datenspeicherung auf digitalen Medien, der Dokumentenversand ausschließlich über elektronische Wege und das Scannen aller vorhandenen Papierdokumente und deren Archivierung.
Die Umsetzung
Die Umsetzung des papierlosen Büros kann je nach Unternehmen unterschiedlich verlaufen. Während einige sich direkt in die digitale Arbeitsweise stürzen, schleicht sich bei anderen der Prozess eher langsam in die bestehenden Unternehmensabläufe ein. Wichtig ist in jedem Fall, konsequent zu bleiben und nicht aus Bequemlichkeit in alte Muster zurückzufallen.
Digitale Arbeitsweisen sollten Stück für Stück in den Berufsalltag eingebaut werden. Dabei können beispielsweise Notizen auf dem PC statt mit einem Post-It gespeichert, Meetings online direkt vom Arbeitsplatz aus abgehalten oder spezielle Termine zum Kennenlernen neuer Tools angeboten werden.
Die häufigsten Fehler
Zu den häufigsten Fehlern auf dem Weg zum papierlosen Büro gehört das Nachlassen der Konsequenz, besonders am Anfang. Es ist wichtig, in solchen Momenten standhaft zu bleiben und alte Muster zu erkennen und ihnen effektiv entgegenzuwirken. Ein weiterer häufiger Fehler ist Perfektionismus. Es ist wichtig zu verstehen, dass eine solche Veränderung nicht von heute auf morgen möglich ist. Es ist besser, langsam anzufangen und sich mit jedem Tag Stück für Stück zu steigern.
Unsere Partnerschaft mit ecoDMS
Wir sind stolz darauf, Partner von ecoDMS zu sein, einem modernen Softwareunternehmen aus Aachen, das sich auf die Digitalisierung, Archivierung und Automatisierung spezialisiert hat. ecoDMS bietet erstklassige Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und zur Automatisierung von Unternehmensabläufen an. Mit besonders fairen Preismodellen und benutzerfreundlichen, individuell anpassbaren Softwareanwendungen richtet sich ecoDMS sowohl an kleine, mittelständische und große Firmenkunden als auch an Privatnutzer.
Die Entstehung von ecoDMS begann im Jahr 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden. Heute bildet der ecoDMS Server die Grundlage des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS und erfreut sich europaweit an tausenden zufriedenen Nutzern.
Als Partner von ecoDMS können wir unseren Kunden die Vorteile dieser leistungsstarken, praxisgerechten und preislich erschwinglichen Software bieten. Gemeinsam mit ecoDMS unterstützen wir Sie auf Ihrem Weg zum papierlosen Büro und helfen Ihnen, Ihre Unternehmensprozesse zu optimieren.
